مدیریت بهرهبرداری ساختمان پس از تحویل؛ چرا مشاعات به قواعد روشن نیاز دارند؟ | تجربه برج زمرد سوهانک
## چکیده
ساختمان در روز تحویل کامل به نظر میرسد، اما کیفیت واقعی بسیاری از تصمیمهای معماری تازه پس از سکونت و شروع استفاده روزمره آشکار میشود. این مسئله در مشاعات ساختمان اهمیت بیشتری دارد؛ زیرا کیفیت یک روفگاردن، سالن اجتماعات، فضای بازی، لابی یا سایر فضاهای مشترک فقط به طراحی کالبدی آنها وابسته نیست و شیوه استفاده، دسترسی، نگهداری، هزینه و مسئولیتها نیز بر عملکرد آنها اثر میگذارند.
این مقاله با رویکرد توصیفیـتحلیلی و با استفاده از مطالعات ارزیابی پس از بهرهبرداری و تجربه مدیریت برج زمرد سوهانک، رابطه میان معماری و مدیریت بهرهبرداری ساختمان را بررسی میکند. در این پروژه، پس از تکمیل ساخت، مدیریت برج حدود سه سال ادامه یافت و برای استفاده، نگهداری و اداره مشاعات نظام مشخصی شکل گرفت.
نتیجه اصلی این مقاله این است که در ساختمانهای دارای فضاهای مشترک گسترده، طراحی فضا بدون طراحی منطق استفاده از آن کامل نیست. با این حال، تجربه برج زمرد یک مطالعه مستقل رضایت ساکنان محسوب نمیشود و نمیتوان از آن بهتنهایی درباره موفقیت بلندمدت این نظام مدیریتی نتیجهگیری کرد.
کلیدواژهها: مدیریت بهرهبرداری ساختمان، مدیریت مشاعات ساختمان، ارزیابی پس از بهرهبرداری، مشاعات ساختمان، نگهداری ساختمان، مدیریت ساختمان پس از تحویل، برج زمرد سوهانک، کیفیت مشاعات، معماری مسکونی
## مقدمه و بیان مسئله
روز تحویل ساختمان معمولاً پایان پروژه تلقی میشود.
واحدها آمادهاند، مشاعات تمیز شدهاند و کلیدها به مالکان تحویل داده میشوند. از نظر ساخت، بخش اصلی کار تمام شده است.
اما از نظر زندگی، ماجرا تازه شروع میشود.
تا پیش از ورود ساکنان، نمیتوان بهطور کامل دید یک فضای مشترک در استفاده واقعی چگونه عمل خواهد کرد. وقتی خانوادهها ساکن میشوند، سؤالهایی ظاهر میشوند که روی نقشه بهتنهایی جواب داده نمیشوند:
چه کسی میتواند از یک فضای مشترک استفاده کند؟
چه زمانی؟
با چه ظرفیتی؟
نظافت و تعمیر برعهده چه کسی است؟
هزینهها چگونه تقسیم میشوند؟
و اگر میان ساکنان بر سر استفاده از فضا اختلافی ایجاد شد، قاعده چیست؟
اینجاست که «مدیریت بهرهبرداری ساختمان» از یک موضوع صرفاً اداری خارج میشود و با کیفیت معماری پیوند پیدا میکند.
پرسش اصلی این مقاله همین است:
آیا میتوان مشاعات خوب طراحی کرد، بدون اینکه از ابتدا درباره شیوه استفاده و نگهداری آنها فکر کرده باشیم؟
## روش بررسی
این مقاله یک مطالعه توصیفیـتحلیلی است که از دو دسته منبع استفاده میکند.
دسته نخست، پژوهشهای علمی درباره ارزیابی پس از بهرهبرداری ساختمان و مدیریت تأسیسات و خدمات در مجموعههای مسکونی است.
دسته دوم، پرونده مادر و تجربه مستند برج زمرد سوهانک است؛ پروژهای که پس از تکمیل ساخت، مدیریت آن حدود سه سال ادامه یافت و برای مصرف، استفاده و نگهداری مشاعات آن نظام مدیریتی شکل گرفت.
در تحلیل این تجربه، میان سه سطح تفاوت گذاشته شده است:
1. واقعیتهای ثبتشده پروژه؛
2. برداشت و تحلیل حاصل از تجربه پروژه؛
3. یافتههای پژوهشهای بیرونی.
این تفکیک ضروری است، زیرا پرونده برج زمرد شامل پیمایش مستقل رضایت ساکنان یا ارزیابی علمی بلندمدت عملکرد ساختمان نیست. بنابراین مقاله درباره رضایت کامل کاربران یا موفقیت قطعی این مدل ادعایی مطرح نمیکند.
## ارزیابی پس از بهرهبرداری یعنی چه؟
در ادبیات معماری و مدیریت ساختمان، اصطلاح «ارزیابی پس از بهرهبرداری» یا Post-Occupancy Evaluation به بررسی عملکرد یک ساختمان پس از آنکه کاربران واقعاً در آن مستقر شدهاند گفته میشود.
در این نوع ارزیابی، فاصله میان چیزی که طراحی شده و چیزی که در زندگی واقعی اتفاق میافتد بررسی میشود.
موضوع میتواند شامل عملکرد فضاها، شرایط محیطی، کیفیت خدمات، نگهداری و تجربه کاربران باشد.
مطالعات مروری در این حوزه نشان میدهند که ارزیابی پس از بهرهبرداری میتواند اطلاعاتی فراهم کند که در مرحله طراحی و ساخت قابل مشاهده نبودهاند. به همین دلیل، بازخورد پس از سکونت فقط برای اصلاح یک ساختمان مفید نیست؛ میتواند به طراحی پروژههای بعدی نیز کمک کند.
این نگاه برای ساختمان مسکونی اهمیت ویژهای دارد، چون خانه برخلاف یک تصویر معماری، هر روز و برای سالها استفاده میشود.
## تجربه سه سال مدیریت برج زمرد سوهانک
در برج زمرد سوهانک، کار ما با پایان ساخت تمام نشد.
پس از تکمیل پروژه، حدود سه سال مدیریت برج را ادامه دادیم.
یکی از دلایل اصلی این تصمیم، نگرانی از فاصلهای بود که ممکن است میان طراحی فضا و نحوه اداره آن بعد از تحویل به وجود بیاید.
برج دارای مشاعات و فضاهای مشترک متنوعی بود و استفاده از چنین فضاهایی بدون قواعد مشخص میتوانست به تصمیمهای روزمره و سلیقه افراد وابسته شود.
در دوره مدیریت، برای بخشهایی از استفاده و نگهداری مشاعات قواعد مشخصی شکل گرفت؛ از جمله نحوه استفاده از برخی فضاهای مشترک، رزرو، زمان استفاده کودکان از فضاهای مربوط، ورود به روف و نظام شارژ و هزینههای مشترک.
هدف این نبود که برای تمام رفتارهای ساکنان دستورالعمل نوشته شود.
هدف این بود که درباره موضوعاتی که مستقیماً بر استفاده مشترک اثر دارند، تصمیمها فقط به حافظه یا سلیقه مدیر بعدی وابسته نباشند.
این تجربه یک نکته را برای ما روشنتر کرد:
ساختمان میتواند خوب طراحی شده باشد، اما اگر شیوه اداره فضاهای مشترک آن مبهم باشد، بخشی از کیفیتی که برای ساخت آن هزینه شده در معرض آسیب قرار میگیرد.
## چرا فضای خوب بدون قاعده کافی نیست؟
فرض کنیم یک ساختمان سالن اجتماعات بسیار خوبی دارد.
اگر هیچکس نداند این سالن چطور رزرو میشود، ظرفیت آن چقدر است، پس از استفاده چه کسی آن را تحویل میگیرد و هزینه نظافت یا خرابی چگونه محاسبه میشود، کیفیت معماری سالن بهتنهایی مسئله را حل نمیکند.
همین موضوع درباره روفگاردن، فضای بازی کودک، استخر، سالن ورزش یا هر فضای مشترک دیگری هم وجود دارد.
پژوهشهای مدیریت تأسیسات در ساختمانهای مسکونی نیز نشان دادهاند که کیفیت عملکرد امکانات فقط به کیفیت ساخت وابسته نیست و شیوه بهرهبرداری، تعمیر، نگهداری و خدمات مدیریتی نیز در تجربه استفاده از ساختمان اهمیت دارد.
در یک مطالعه روی کاربران یک مجموعه مسکونی، Lai و Yik نشان دادند که مدیریت خدماتی مانند نظافت، تعمیر و نگهداری بخشی از ارزیابی کیفیت عملکرد ساختمان مسکونی است.
مطالعات دیگر نیز در ارزیابی ساختمانهای چندخانواری میان کیفیت محیط ساختهشده و کیفیت خدمات پس از تحویل تمایز قائل شدهاند و هر دو را در تجربه ساکنان بررسی کردهاند.
پس میتوان گفت:
معماری فضای مشترک در روز تحویل تمام نمیشود؛ وارد مرحله دیگری از آزمون میشود.
## قواعد بهرهبرداری باید با طراحی هماهنگ باشند
البته داشتن آییننامه بهتنهایی کافی نیست.
قاعدهای که با واقعیت فضا هماهنگ نباشد، روی کاغذ باقی میماند.
برای مثال، اگر قرار است ورود به یک فضای مشترک کنترل شود، طراحی ورودی باید امکان کنترل منطقی دسترسی را فراهم کند.
اگر فضایی باید مرتب نظافت شود، مسیر خدمات و محل نگهداری وسایل باید قابل استفاده باشد.
اگر برای سالن ظرفیتی تعیین میشود، آن ظرفیت باید با اندازه فضا، دسترسی و امکانات آن هماهنگ باشد.
اگر تجهیزات نیازمند تعمیر دورهایاند، باید بتوان بدون مختلکردن کل فضا به آنها دسترسی پیدا کرد.
از این زاویه، مدیریت بهرهبرداری چیزی نیست که در پایان به معماری «اضافه» شود.
بخشی از امکان اداره درست ساختمان، باید از همان مرحله طراحی ساخته شود.
## پیش از تحویل مشاعات چه چیزهایی باید روشن باشد؟
برای ساختمانهایی که مشاعات گسترده دارند، میتوان پیش از تحویل حداقل چند سؤال را روشن کرد:
### ۱. دسترسی
چه کسانی اجازه استفاده از هر فضا را دارند؟
آیا فضا عمومی است، مخصوص ساکنان است یا نیاز به رزرو دارد؟
### ۲. زمان و ظرفیت
آیا استفاده همزمان محدودیت دارد؟
زمان استفاده چگونه تعیین میشود؟
### ۳. نگهداری
چه کسی مسئول نظافت، بازبینی و گزارش خرابی است؟
### ۴. هزینه
کدام هزینهها ثابتاند و کدام هزینهها به میزان استفاده مربوط میشوند؟
منطق تقسیم هزینهها چگونه برای ساکنان توضیح داده میشود؟
### ۵. تحویل و مسئولیت
اگر فضایی برای استفاده اختصاصی یک خانواده رزرو شود، در چه وضعیتی تحویل گرفته و تحویل داده میشود؟
### ۶. ثبت تصمیمها
قواعد و تغییرات بعدی کجا ثبت میشوند تا با تغییر مدیر ساختمان از بین نروند؟
این پرسشها ممکن است مدیریتی به نظر برسند، اما پاسخ بسیاری از آنها به تصمیمهای معماری و فنی وابسته است.
## مدیریت مشاعات بخشی از کیفیت سکونت است
یکی از اشتباههای رایج در ارزیابی ساختمان این است که کیفیت را فقط با چیزی که دیده میشود بسنجیم.
سنگ لابی، طراحی روف، وسعت سالن یا تعداد امکانات را میتوان در چند دقیقه دید.
اما کیفیت واقعی مشاعات در طول زمان مشخص میشود.
آیا قابل استفادهاند؟
آیا نگهداری آنها ممکن است؟
آیا قواعدشان برای ساکنان قابل فهم است؟
آیا با افزایش استفاده، خود فضا همچنان کار میکند؟
این همان جایی است که «کیفیت ساختهشده» و «کیفیت استفادهشده» از هم جدا میشوند.
یک ساختمان خوب باید بتواند هر دو را تا حد ممکن به هم نزدیک کند.
## مسئولیت معمار و سازنده تا کجا ادامه دارد؟
قرار نیست معمار یا سازنده برای همیشه مدیر ساختمان بماند.
این هم عملی نیست و هم وظیفه مدیریت حرفهای ساختمان را از بین میبرد.
اما میتوان پرسید:
آیا پروژه باید فقط با نقشههای معماری و تأسیسات تحویل داده شود، یا بخشی از منطق استفاده و نگهداری هم باید همراه آن منتقل شود؟
برای ساختمانهای پیچیدهتر، میتوان یک بسته بهرهبرداری در نظر گرفت که متناسب با پروژه شامل مواردی مانند اینها باشد:
– شیوه استفاده از فضاهای مشترک؛
– ظرفیت و محدودیتهای اصلی؛
– برنامههای پایه نگهداری؛
– نحوه دسترسی به تجهیزات؛
– مسئولیتهای اولیه؛
– و روش ثبت تغییرات و تصمیمها.
این پیشنهاد به معنی تبدیل معمار به مدیر ساختمان نیست.
هدف این است که بخشی از دانشی که در زمان طراحی و ساخت شکل گرفته، با خروج تیم پروژه از بین نرود.
## تجربه برج زمرد چه چیزی را ثابت نمیکند؟
برای حفظ مرز میان تجربه حرفهای و پژوهش علمی، باید محدودیت این مطالعه روشن باشد.
مدیریت سهساله برج زمرد یک تجربه واقعی پروژه است؛ اما معادل یک ارزیابی پس از بهرهبرداری دانشگاهی کامل نیست.
در پرونده موجود، پیمایش مستقل و نظاممند رضایت ساکنان، مقایسه قبل و بعد یا داده کمی کافی برای سنجش اثر هر قاعده مدیریتی وجود ندارد.
بنابراین نمیتوان گفت این نظام لزوماً باعث رضایت بیشتر همه ساکنان شده یا تمام اختلافها را از بین برده است.
آنچه میتوان با اطمینان گفت این است که:
– مدیریت پس از تکمیل پروژه حدود سه سال ادامه داشته است؛
– برای استفاده، مصرف و نگهداری مشاعات نظام مدیریتی ایجاد شده است؛
– و این دوره فرصتی واقعی برای مشاهده فاصله میان طراحی و زندگی روزمره ایجاد کرده است.
ارزیابی دقیقتر نتایج این تجربه به یک مطالعه مستقل پس از بهرهبرداری و دریافت منظم بازخورد ساکنان نیاز دارد.
## نتیجهگیری
ساختمان با تحویل کلید از نظر اجرایی ممکن است تمام شده باشد، اما از نظر زندگی تازه وارد مهمترین آزمون خود میشود.
فضاهای مشترک نمونه روشنی از این مسئلهاند.
مشاعات خوب فقط به پلان، متریال و زیبایی نیاز ندارند. دسترسی، ظرفیت، نگهداری، هزینه، مسئولیت و شیوه استفاده هم باید روشن باشند.
تجربه برج زمرد سوهانک برای ما این موضوع را پررنگ کرد که کیفیت ساختمان فقط چیزی نیست که روز تحویل دیده میشود.
بخشی از کیفیت، در توان ساختمان برای ادارهشدن در سالهای بعد شکل میگیرد.
به همین دلیل، شاید بهتر باشد به جای اینکه تحویل کلید را پایان معماری بدانیم، آن را شروع مرحله دیگری ببینیم:
مرحلهای که ساختمان باید ثابت کند برای زندگی واقعی هم آماده است.
## منابع
Studio Taheri. «پرونده مادر برج زمرد سوهانک». سند داخلی پروژه، منتشرنشده.
Li, P., Froese, T. M., & Brager, G. (2018). Post-occupancy evaluation: State-of-the-art analysis and state-of-the-practice review. Building and Environment, 133, 187–202. https://doi.org/10.1016/j.buildenv.2018.02.024
Elsayed, M., Pelsmakers, S., Pistore, L., Castaño-Rosa, R., & Romagnoni, P. (2023). Post-occupancy evaluation in residential buildings: A systematic literature review of current practices in the EU. Building and Environment, 236, 110307. https://doi.org/10.1016/j.buildenv.2023.110307
Lai, J. H. K., & Yik, F. W. H. (2011). An analytical method to evaluate facility management services for residential buildings. Building and Environment, 46(1), 165–175. https://doi.org/10.1016/j.buildenv.2010.07.012
Da Silva, M. B. C., Valente, M. G., Petroli, A., & Detoni, D. (2020). Perceived quality of built environment, service, satisfaction and value in use, in the context of residential buildings. Journal of Facilities Management, 18(4), 451–468. https://doi.org/10.1108/JFM-05-2020-0032